부서별 문서보관ㆍ보존에 따른 여러 설비가 필요치 않게 되어 경비 및 공간이 절약된다.

통일적으로 한 장소에서 관리하기 때문에 종합된 정보를 제공 받을 수 있다.

문서 관리 및 업무의 조정과 통제가 용이하다.

자료를 열람하고 이용하기 위한 방법과 절차가 매우 용이하다.